Se la barra di stato nella parte inferiore della finestra di Microsoft Outlook mostra modalità offline attiva, significa che Outlook non è connesso al server della posta. Non è possibile inviare o ricevere posta elettronica finché non ci si riconnette.

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La prima cosa da controllare è la connessione a Internet provando a connettersi a un sito Web. Se la connessione a Internet funziona, provare a riconnettersi al server di posta. Ecco come:

  1. Fare clic su Invia/Ricevi.

    Si noti che quando Outlook è impostato su Offline, il pulsante risulta evidenziato.

    Comando Offline sulla barra multifunzione che indica che è attivo lo stato Offline

  2. Fare clic su Offline per tornare a lavorare in modalità online.

    Dopo la riconnessione al server, il pulsante Offline presenta uno sfondo semplice:

    Comando Offline sulla barra multifunzione che indica lo stato Online

Se il problema persiste ma è possibile usare l’account di posta elettronica da un sito Web, ad esempio Outlook.com, provare a ricevere e inviare messaggi da quel sito. Se non si riesce, contattare il supporto tecnico dell’organizzazione o il provider di servizi di posta elettronica per assistenza.

Se invece è possibile ricevere e inviare messaggi, il server della posta funziona correttamente. È però possibile che sia necessario installare aggiornamenti di Outlook o che si sia verificato un problema con le impostazioni dell’account di posta elettronica. Se si usa un account di Exchange, verificare se sono disponibili aggiornamenti e installare quelli eventualmente necessari. È sempre consigliabile disporre degli aggiornamenti più recenti.

In casi estremi, potrebbe essere necessario un intervento più radicale sull’account di posta elettronica. Provare a creare un nuovo profilo di posta elettronica.

Quando è preferibile lavorare offline

Quando si lavora online con Outlook e il server di posta elettronica, si ricevono i nuovi messaggi non appena arrivano e la posta viene inviata immediatamente. In alcune circostanze, però, la modalità online non è praticabile, ad esempio quando non è disponibile una connessione di rete. Oppure, anche se è disponibile una rete, si preferisce non connettersi perché si è già superata la soglia prevista dal proprio piano tariffario o perché verrebbe addebitato un costo.

In Outlook è possibile decidere di lavorare online o offline, attivando la modalità corrispondente in modo automatico o manuale. Se si sceglie di lavorare offline, ma si vuole avviare manualmente un’operazione di invio/ricezione, fare clic su Invia/Ricevi > Invia/Ricevi in tutte le cartelle.

Immagine della barra multifunzione di Outlook

Lavorare offline con un account di Microsoft Exchange Server.

Se si usa un account di l’account di Microsoft Exchange Server, i messaggi vengono salvati nella cassetta postale sul server. Quando si è connessi al server e si lavora online si possono usare tutte le funzionalità di Outlook, ad esempio aprire elementi, spostarli in cartelle diverse ed eliminarli. Quando si lavora offline, invece, non è possibile accedere ad alcun elemento sul server. In questo caso risultano utili le cartelle offline, che vengono salvate in un file di dati di Outlook offline (con estensione ost) nel computer.

Il file di dati di Outlook offline (OST) è una replica o copia della cassetta postale di Exchange. In modalità online, questo file viene sincronizzato automaticamente con il server in modo che entrambe le copie siano identiche e le modifiche apportate in una copia vengano applicate anche all’altra. È possibile configurare Outlook per l’avvio automatico in modalità offline se non è possibile stabilire una connessione a Exchange. Si può anche passare manualmente dallo stato di connessione online a quello offline o viceversa e scegliere le cartelle di Exchange da mantenere aggiornate localmente nel computer.

Se si dispone di un account di Exchange, è consigliabile utilizzarlo in modalità cache per eliminare, nella maggior parte dei casi, la necessità di lavorare fuori rete. Tale modalità consente di ovviare alla mancanza di una connessione di rete, in quanto è possibile continuare a utilizzare gli elementi desiderati.

Per impostazione predefinita, con la modalità cache viene creato e usato un file di dati di Outlook offline (OST) e viene quindi scaricata e mantenuta una copia sincronizzata degli elementi contenuti in tutte le cartelle della cassetta postale. Man mano che si usano le informazioni nel computer, Outlook le sincronizza con il server.

In questo modo, le variazioni e la disponibilità della rete non rappresentano alcun problema per il lavoro in ufficio, a casa o in viaggio. Se infatti viene interrotta la connessione al computer che esegue Exchange, è possibile continuare a utilizzare i dati necessari. Quando la connessione viene ripristinata, le modifiche vengono sincronizzate automaticamente e le cartelle e gli elementi presenti nel server e nel computer risultano nuovamente identici. La gestione della connessione al server e l’aggiornamento dei dati vengono eseguiti automaticamente in Outlook, senza dover passare all’utilizzo fuori rete e tentare ripetutamente di ristabilire la connessione al server.

La modalità cache consente inoltre di evitare l’impostazione manuale dei gruppi di invio/ricezione, in quanto la selezione delle cartelle che si desidera siano disponibili fuori rete e la relativa sincronizzazione vengono eseguite automaticamente.

L’unico caso in cui può risultare comunque utile scegliere la modalità fuori rete è quando si desidera esercitare un controllo maggiore sugli elementi scaricati nella copia locale della cassetta postale di Exchange, ad esempio se si utilizza un servizio o una periferica di connessione i cui costi dipendono dalla quantità di dati trasferiti. La modalità cache consente di mantenere aggiornati tutti i dati, mentre lo stato fuori rete consente di utilizzare i gruppi di invio/ricezione per definire in modo più dettagliato il tipo e la quantità di informazioni da sincronizzare.

Molti utenti, però, non usano un account di Exchange ma un account POP3 o IMAP del provider di servizi Internet (ISP) oppure un account basato sul Web come Outlook.com (in precedenza Hotmail).

Il modo più rapido per lavorare offline consiste nell’usare le impostazioni predefinite di Outlook. Se si vuole personalizzare le impostazioni, ad esempio la posizione in cui salvare il file di dati di Outlook offline (OST), seguire le istruzioni fornite nella sezione Impostazione personalizzata.

Impostazione rapida

  1. Nel gruppo Preferenze della scheda Invia/Ricevi fare clic su Offline.
  2. Per configurare un file di dati di Outlook offline (OST), fare clic su OK.

    Per impostazione predefinita, la casella di controllo Richiedi conferma all’avvio se lavorare fuori rete o in rete è selezionata. Se si desidera utilizzare Outlook sempre in rete quando è disponibile una connessione, deselezionare la casella di controllo.

Dopo avere creato il file di dati di Outlook offline (OST), quando si chiude e si riavvia Outlook è necessario sincronizzare la cassetta postale di Exchange con il nuovo file. Il modo più rapido per eseguire questa operazione è il seguente: Nel gruppo Invio e ricezione della scheda Invia/Ricevi fare clic su Invia/Ricevi in tutte le cartelle.

Impostazione personalizzata

Per personalizzare le impostazioni del file di dati di Outlook offline (OST), ad esempio il percorso in cui viene salvato nel computer, eseguire le operazioni seguenti:

  1. Se non è già stato fatto, creare un file di dati di Outlook offline (OST).

    Creare un file di dati di Outlook offline (OST)

    1. Fare clic sulla scheda File.
    2. Fare clic su Impostazioni account e quindi su Impostazioni account.
    3. Nella scheda Posta elettronica fare clic sull’account di posta elettronica di Exchange e quindi su Cambia.
    4. Fare clic su Altre impostazioni.
    5. Fare clic sulla scheda Impostazioni avanzate e quindi su Impostazioni file cartelle fuori rete.
    6. Nella casella File digitare il percorso del file che si desidera utilizzare come file ost.

      Il nome di file predefinito è Outlook.ost. Se questo file esiste già, verrà richiesto di specificare un altro nome.

  2. Fare clic sul menu File.
  3. Fare clic su Impostazioni account e quindi su Impostazioni account.
  4. Nella scheda Posta elettronica selezionare l’account di Exchange, quindi fare clic su Cambia.
  5. Fare clic su Altre impostazioni.
  6. Eseguire una delle operazioni seguenti:
    1. Avviare sempre Outlook in modalità offline     Fare clic su Verifica manualmente lo stato della connessione e quindi su Avvia sessione offline con Connessione remota.
    2. Scegliere se lavorare in modalità offline o online a ogni avvio di Outlook     Fare clic su Verifica manualmente lo stato della connessione e quindi selezionare la casella di controllo Scegli il tipo di connessione all’avvio.
    3. Connettersi sempre in rete     Fare clic su Verifica manualmente lo stato della connessione e quindi su Connetti tramite rete.
    4. Rilevare automaticamente se è disponibile una connessione al server     Fare clic su Rileva automaticamente lo stato della connessione. Se non è possibile stabilire una connessione al server di posta, Outlook viene avviato automaticamente in modalità fuori rete.

      Nota: Per specificare il tempo di attesa per una risposta del server prima di ricevere una notifica in cui viene chiesto se effettuare un nuovo tentativo o lavorare fuori rete, digitare un numero nella casella secondi al timeout della connessione al server.

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