Si ricevono messaggi settimanali o anche giornalieri che avvisano del prossimo esaurimento dello spazio della cassetta postale? Pulizia cassetta postale è uno strumento di pulizia estremamente semplice che può essere usato per ridurre drasticamente la dimensione della cassetta postale.
- In Outlook fare clic su File > Strumenti pulizia > Pulizia cassetta postale.
- Eseguire una delle operazioni seguenti:
- Visualizzare la dimensione totale della cassetta postale e delle singole cartelle in essa contenute.
- Trovare elementi antecedenti a una certa data o maggiori di una certa dimensione.
- Archiviare gli elementi usando Archiviazione automatica.
- Visualizzare la dimensione della cartella Elementi eliminati e svuotare la cartella.
- Visualizzare la dimensione della cartella Conflitti e svuotare la cartella.
Procedure consigliate per tenere pulita la cassetta postale
Se la posta elettronica viene archiviata in un server di posta elettronica come Exchange, quando la cassetta postale raggiunge il limite massimo, l’amministratore potrebbe iniziare a limitarne la funzionalità. Ad esempio, a 90 MB si potrebbe ricevere un avviso, a 100 MB potrebbe essere bloccato l’invio della posta elettronica e a 110 MB potrebbe essere bloccata anche la ricezione.
Di seguito vengono illustrati alcuni modi per tenere sotto controllo la dimensione della cassetta postale:
- Archiviare gli elementi meno recenti: spostare gli elementi meno recenti da conservare in un archivio. Si può creare un File di dati di Outlook (.pst) distinto che potrà essere aperto in Outlook in qualsiasi momento. Per impostazione predefinita, Outlookarchivia automaticamente gli elementi a intervalli regolari. È anche possibile archiviare gli elementi manualmente in qualsiasi momento e scegliendo quali elementi archiviare, quando e dove.
Nota: Se il comando Archivia non è disponibile, è possibile che l’organizzazione abbia disattivato questa funzionalità.
- Svuotare la cartella Elementi eliminati: svuotare la cartella Elementi eliminati frequentemente per essere certi di non conservare messaggi inutili.
- Svuotare la cartella Posta indesiderata: svuotare la cartella Posta indesiderata periodicamente per liberare spazio nella Posta in arrivo per altri messaggi più rilevanti.
- Archiviare gli allegati all’esterno della cassetta postale: nel tempo gli allegati si accumulano e possono occupare molto spazio. Gli allegati da conservare possono essere salvati in un sito del team, in OneDrive o nella cartelle del computer.