Ci sono tre metodi:

• Importazione
• Spostamento manuale
• Archiviazione

Importazione

Questo metodo effettua una copia degli elementi, cercando di importare i dati da un file PST Ansi verso il file PST Unicode già presente all’interno del profilo di Outlook.
I dati del file PST di origine non vengono eliminati (viene effettuata una copia), ma la data di modifica di ogni elemento verrà sostituita con la data dell’importazione. Questo metodo non presenta in genere problemi ed è il più semplice da utilizzare nei casi in cui si lavori con computer su cui è installato Outlook 2003 o 2007 e non è mai stato fatto alcun aggiornamento da versione precedente.

Con questo metodo si possono impostare dei filtri per i messaggi da importare (ad esempio scegliendo solamente i messaggi più nuovi di una certa data) oppure si può fare una importazione prelevando i dati da cartelle specifiche (per esempio solamente i Contatti o il Calendario), anche se in questi casi è auspicabile utilizzare il metodo 2. Questa la procedura:

1) Se si proviene da un aggiornamento da versione precedente di Outlook, è opportuno creare un nuovo profilo. Questa operazione creerà un nuovo file PST Unicode e lo imposterà come predefinito per la consegna dei messaggi. Se si tratta di una nuova installazione di Outlook 2003 o 2007 la creazione del nuovo profilo non è necessaria e si può procedere al punto successivo.
2) Effettuare una copia di sicurezza del file PST Ansi.
3) Utilizzare il comando “File -> Importa ed esporta…“. Comparirà una finestra di dialogo con una procedura guidata, in cui vanno selezionate le opzioni indicate nei punti seguenti.
4) Selezionare la voce “Importa dati da altri programmi o file” come operazione da eseguire.
5) Selezionare “File delle cartelle personali (.pst)” come tipo di file da importare.
6) Indicare il file PST (posizione e nome) che si desidera importare (file Ansi), e completare la procedura guidata. Più il file PST Ansi è grande in dimensioni, più la procedura richiederà del tempo. La procedura potrebbe richiedere quindi parecchi minuti.

Se si esegue questa operazione sugli stessi files, gli elementi vengono duplicati.
Da ricordare che l’utilizzo delle operazioni di copia e di conseguenza la variazione automatica della data di ultima modifica di ciascun elemento può avere impatti sul funzionamento delle procedure di Archiviazione Automatica (che lavorano appunto valutando la data di ultima modifica e non la data di creazione dell’elemento).
Con questa procedura non vengono migrati nè i moduli nè le visualizzazioni personalizzate,

Spostamento manuale

Questo metodo è più lento del precedente ma più adatto all’importazione di PST con poche cartelle, anche se non presenta problemi con un grande numero di sottocartelle se spostate tutte insieme.
E’ un buon metodo da utilizzare quando viene usato con un nuovo profilo di Outlook, ad esempio quando si importa su una nuova installazione.

Il metodo prevede di agganciare entrambi i files PST (il vecchio Ansi ed il nuovo PST) allo stesso profilo di Outlook, permettendo quindi una operazione manuale di copia o trasferimento. Questa la procedura:

1) Creare un nuovo profilo in Outlook. Questa operazione crea un nuovo file PST Unicode e lo imposta come predefinito per la consegna dei messaggi. Si raccomanda di non scaricare la nuova posta fino a quando il trasferimento dei vecchi elementi nel nuovo file PST non sia completato. Se sono presenti dei nuovi messaggi è consigliabile spostarli in una nuova cartella (chiamata ad esempio “Nuova posta”) in maniera tale da separarla dai vecchi messaggi. In questo modo si evita confusione tra nuovi messaggi e vecchi messaggi importati/da importare.
2) Effettuare una copia di sicurezza del file PST Ansi
3) Agganciare il vecchio file Ansi al profilo di Outlook.
4) Spostare o copiare gli elementi dal file Ansi al nuovo file PST, usando i comandi di Copia&Incolla o Tagli&Incolla oppure un Drag&Drop. Usando quest’ultimo (Drag&Drop) è possibile spostare in blocco una cartella contenente tutte le sue sottocartelle, in una sola passata.
5) Dopo aver completato le operazioni di trasferimento è possibile rimuovere il vecchio file PST dal profilo.

Utilizzando i comandi di spostamento (anziché quelli di copia) si ha il vantaggio di preservare la data di ultima modifica originale quindi senza impatti sulle succesive operazioni di Archiviazione automatica.
Se si effettua lo spostamento di una intera cartella vengono migrati anche moduli e visualizzazioni personalizzate.

Archiviazione

Questo metodo è più adatto nei casi di aggiornamento da versione precedente di Outlook e riutilizzo dello stesso profilo di Outlook. E’ altamente raccomandato fare una copia di sicurezza del file PST Ansi prima di spostare i messaggi utilizzando questo metodo.

Questo metodo considera di partire da un file PST Ansi già presente nel profilo di Outlook e di effettuare una esportazione verso un file PST Unicode sfruttando la funzionalità di archiviazione.

1) Creare un nuovo file PST di tipo Unicode.
2) Verificare ed impostare le opzioni della funzione di archiviazione, attraverso il comando “File -> Archivio…“. Comparirà una finestra di dialogo.
3) Dalla finestra di dialogo, opzione “Archivia la cartella e tutte le sottocartelle:“, selezionare la cartella principale della struttura, quella associata ad OutlookOggi.
4) Nel campo “Archivia elementi antecedenti:” impostare la data di domani (del giorno successivo a quello dell’operazione).
5) Abilitare l’opzione “Includi elementi con Non archiviare automaticamente selezionata“.
6) Nel campo “File archivio:” indicare il nuovo file PST Unicode creato al punto 1.
7) Confermare la finestra di dialogo ed attendere che Outlook effettui un’archiviazione degli elementi dal file PST Ansi al file PST Unicode. I messaggi verranno fisicamente spostati dal vecchio al nuovo file.
8) Impostare il nuovo file PST come file predefinito per la consegna dei messaggi, attraverso l’uso del comando “File -> Gestione file di dati… -> [FilePSTUnicode] -> Imposta come predefinito“.
9) Rimuovere il vecchio file PST Ansi dal profilo di Outlook.

Dopo aver impostato il nuovo file PST come predefinito per la consegna è necessario verificare che la cartella dei Contatti sia impostata come elemento della Rubrica. Per fare ciò è sufficiente usare il pulsante destro del mouse sulla cartella dei Contatti, scegliere il comando “Proprietà” e dalla scheda “Rubrica di Outlook” attivare l’opzione “Mostra questa cartella come rubrica di posta elettronica“.